Huidige voorwaarden zijn van toepassing op het inschrijvingsproces voor evenementen en opleidingen, georganiseerd door VIVO VZW, hierna de Organisator. 

De deelnemer is verantwoordelijk voor inschrijving onder de categorie die op hem van toepassing is, zijnde: lid, niet-lid of sociaal fonds gerechtigde. Zodoende geldt de tarificatiestructuur vermeld op de website. Elke inschrijving is strikt persoonlijk. 

In het kader van de inschrijving respecteert de Organisatie te allen tijde de toepasselijke regelgeving inzake discriminatie. De Organisatie onthoudt er zich bijgevolg van om te discrimineren op grond van een van de beschermde kenmerken, zoals gedefinieerd door voornoemde regelgeving. 

De Organisatie behoudt zich het recht voor om naar eigen goeddunken wijzigingen aan te brengen aan het programma van evenementen of opleidingen, wanneer zij daartoe genoodzaakt is, zonder dat de deelnemer hierdoor aanspraak kan maken op enige terugbetaling van het inschrijvingsbedrag of vergoeding. 

Bij inschrijving maakt de deelnemer zijn keuze voor deelname in digitale of fysieke vorm duidelijk. Deze keuze is definitief, behoudens wanneer er zich een situatie van overmacht voordoet. Indien er sprake is van een situatie van overmacht, waardoor evenementen of opleidingen niet in de geplande vorm kunnen doorgaan, gelden de volgende principes: 

• Zonder limitatief te zijn, worden volgende gebeurtenissen geacht overmacht uit te maken: staking, lock-out, oorlog, weersomstandigheden, overheidsverplichtingen, gewijzigde wetgeving of reglementering, bezetting van het grondgebied, oproer, aanslag, overval, sabotage, epidemie, pandemie, ziekte, brand, overstroming, aardbeving, natuurramp, … Deze gebeurtenissen worden geacht voor de Organisatie onvoorzienbaar en onvermijdbaar te zijn.
• In geval de Organisatie genoodzaakt is om een evenement of opleiding in fysieke vorm te annuleren, ten gevolge van een situatie van overmacht, zal de deelnemer een link toegestuurd krijgen, die hem de mogelijkheid geeft om het volledige evenement of opleiding in digitale vorm bij te wonen. In dit geval gaat de organisatie over tot creditering van het teveel aangerekende bedrag, cfr. de tarificatiestructuur zoals vermeld in huidige voorwaarden.
• Indien de Organisatie genoodzaakt is om het aantal aanwezigen op het evenement of opleiding in fysieke vorm terug te dringen, ten gevolge van een maatregel van overheidswege, kan aan een bepaald aantal deelnemers de verplichting worden opgelegd om deze in digitale vorm mee te volgen. Dit aantal deelnemers wordt bepaald volgens de volgorde van inschrijving voor de fysieke vorm en rekening houdend met de maatregelen die door de bevoegde overheidsinstanties terzake werden genomen. De respectieve deelnemers die worden gevraagd het Congres in digitale vorm mee te volgen, ontvangen hiertoe een deelnemerslink, alsook een creditering van het teveel aangerekende bedrag, cfr. de tarificatiestructuur zoals vermeld in huidige voorwaarden.

In het kader van de inschrijving voor het evenement of opleiding, worden door de Organisatie bepaalde persoonsgegevens van de deelnemer verwerkt. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens respecteert de Organisatie te allen tijde de bepalingen van de Privacy Policy van VIVO VZW.

Huidige inschrijvingsvoorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen waartoe deze voorwaarden aanleiding zouden kunnen geven, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken te Gent. 

Een verzoek tot annulatie van de inschrijving door de deelnemer dient de Organisatie schriftelijk te bereiken via info@vivo.be Iedere annulatie wordt steeds schriftelijk bevestigd door de Organisatie. 

• Voor annulaties die door de Organisatie worden ontvangen 30 dagen voor aanvang van het evenement/opleiding is enkel een administratieve kost van 25 euro verschuldigd;
• Voor annulaties die door de Organisatie worden ontvangen 14 dagen voor aanvang van het evenement/opleiding is 50% van het inschrijvingsbedrag verschuldigd. De overige 50% van het inschrijvingsbedrag wordt door de Organisatie gecrediteerd;
• Voor annulaties die door de Organisatie worden ontvangen binnen de 14 dagen voor aanvang van het evenement/opleiding is het volledige inschrijvingsbedrag verschuldigd.

In het kader van kwaliteitscontrole behoudt de organisatie zich het recht voor om te controleren of de inschrijving door de deelnemer gebeurde onder de juiste categorie. Zoniet, gaat de organisatie op eigen initiatief over tot inschrijving onder de juiste categorie, die als enige basis geldt voor facturatie. Hiervoor wordt een administratiekost van 25 euro excl. btw aangerekend.

Factuurvoorwaarden

Na succesvolle inschrijving, ontvangt de deelnemer een factuur voor deelname. De factuur is door de deelnemer betaalbaar binnen de 15 dagen na factuurdatum.

Bij gebrek aan tijdige betaling, is van rechtswege en zonder ingebrekestelling intrest verschuldigd, hetzij volgens de wettelijke intrestvoet, hetzij volgens de intrestvoet van de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, tot de dag van volledige betaling, alsook een schadebeding van 10% ten titel van forfaitaire schadevergoeding, met een minimum van 125 euro excl. btw.

Een factuurprotest dient de Organisatie te bereiken binnen de 8 dagen na factuurdatum en per aangetekend schrijven, bij gebreke waarvan de factuur wordt geacht onherroepelijk te zijn aanvaard.

Voor alle betwistingen zijn de rechtbanken van Gent bevoegd en is het Belgisch recht van toepassing.