Opleidingscoördinator met administratieve vaardigheden

VERANTWOORDELIJKHEDEN / TAKEN

OPLEIDING

  • Je bent dé contactpersoon binnen VIVO voor alles wat onze webinars aangaat: je maakt de planning op voor de collega’s, creëert de juiste links voor de webinars, bezorgt alle nodige info tijdig aan alle betrokkenen en zorgt ervoor dat de syllabi van onze docenten tijdig ter beschikking kunnen worden gesteld aan de deelnemers.
  • Je zorgt voor een vlot verloop van een deel van de webinars die we organiseren en de bijhorende administratieve voorbereiding, opvolging en afhandeling.
  • Sporadisch doe je het onthaal van fysieke opleidingen op locatie.
  • Samen met de andere teamleden ontwikkel je het opleidingsprogramma van VIVO.
  • Je bent zelf verantwoordelijk voor één deel van dat programma: je gaat daarvoor op zoek naar de precieze opleidingsbehoeften van onze klanten en de juiste docenten. Uiteraard helpen we je om je weg te vinden in ons netwerk van sprekers.
  • Je maakt offertes voor bedrijfsinterne opleidingen binnen de materie van jouw deel van het opleidingsprogramma en volgt het hele proces op, van bij de ontwikkeling van de opleiding tot de afhandeling met de klant én de docent.  

 

KLANTENCOMMUNICATIE

  • Samen met je collega’s ben je het tweede (en soms eerste)lijnscontact voor onze klanten, zowel telefonisch en schriftelijk.
  • Je doet de administratieve opvolging van onze opleidingen naar klanten, docenten en locaties.

 

BOEKHOUDING EN FACTURATIE

  • Je controleert de inkomende facturatie van o.a. docenten en leslocaties zodat deze verder kan doorstromen naar onze dienst boekhouding voor betaling.
  • Maandelijks bereid je de uitgaande facturatie van VIVO voor voor onze grootste klanten zodat er correct kan worden gefactureerd door de dienst boekhouding.

 

JOUW PROFIEL

  • Je hebt een hogere opleiding genoten (minimum bachelorniveau), bijvoorbeeld in een bachelor ‘Organisatie en management/office management’
  • Je kan gestructureerd, planmatig en resultaatgericht werken en kan goed overweg met deadlines.
  • Je hebt een sterk analytisch vermogen.
  • Je bent een uitstekende communicator, zowel gesproken als geschreven, en je hebt een goede functionele kennis van het Frans.
  • Je bent PC-literate en hebt kennis van pakketten als Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Google Drive, Sharepoint, ), Zoom, …  en je staat ervoor open om je in te werken in nieuwe pakketten.
  • Je kan autonoom maar ook vlot in teamverband werken. 
  • Je bent flexibel inzetbaar op taakniveau.
  • Je bent op zeer korte termijn beschikbaar.

 

Heb je interesse voor deze vacature? 

Bezorg ons dan zo snel mogelijk je CV via personeel@cib.be